Documenti e inserimento dati
Falcon — Lettura e gestione dei documenti
Riceve i documenti che arrivano ogni giorno in azienda, ne ricava i dati e li porta nel gestionale, riducendo l’inserimento manuale.
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Cosa facciamo
Automazione dei processi aziendali, dal progetto all’integrazione
Progettiamo software che leggono documenti, elaborano richieste e scambiano dati con i sistemi aziendali. Il servizio comprende analisi, sviluppo, collegamento e avvio.
Dove interveniamo
I processi su cui lavoriamo più spesso
Sono le attività in cui il lavoro ripetitivo pesa di più: documenti da riportare a sistema, controlli amministrativi, comunicazioni da preparare, tecnici da organizzare.
Documenti che arrivano ogni giorno
Bolle, fatture, ordini, certificati: informazioni che oggi qualcuno legge e ricopia a mano nel gestionale.
Amministrazione e contabilità
Riconciliazioni, controlli sugli incassi, registrazioni ricorrenti: attività precise, che però richiedono molte verifiche manuali.
Ordini e rapporti con i clienti
Richieste che arrivano per email, messaggio o telefono e vanno riportate a sistema in modo ordinato.
Magazzino e produzione
Carichi, scarichi e segnalazioni che oggi passano da fogli, foto o comunicazioni verbali.
Dati e reportistica
Numeri che esistono nei sistemi ma restano difficili da leggere quando servono per decidere.
Documentazione interna
Procedure, manuali e istruzioni sparse: informazioni che le persone cercano ogni volta da capo.
Ricerca di contatti e email commerciali
Individuare potenziali clienti, raccogliere i dati che servono e preparare le email di primo contatto, già scritte sul caso specifico.
Rapportini dei tecnici sul campo
Interventi descritti a voce, per messaggio o su carta e poi ricopiati in ufficio: il rapportino può essere compilato a partire da quello che il tecnico racconta.
Pianificazione del giro tecnici
Chiamate, urgenze e manutenzioni programmate da distribuire fra le persone: la proposta di giro tiene conto di zone, competenze e tempi di spostamento.
Non trovi il tuo processo?
L’elenco raccoglie gli ambiti che incontriamo più spesso, non un catalogo chiuso. Se l’attività che vi pesa non è qui, possiamo comunque analizzarla.
Come lavoriamo
Software, integrazioni e supporto al team
La scelta dipende dalle regole dell’attività, dai dati disponibili e dalle funzioni del gestionale. Ecco cosa comprende ciascun intervento.
Soluzioni già disponibili
Falcon e ROBy: configurazione e avvio
Per la lettura dei documenti e la riconciliazione bancaria abbiamo sviluppato due prodotti. L’attivazione comprende la configurazione dei campi, delle regole di controllo e dello scambio di dati con i sistemi aziendali.
Falcon, per i documenti
Legge i documenti che arrivano in azienda e ne porta i dati nel gestionale.
ROBy, per la riconciliazione bancaria
Confronta movimenti, fatture e scadenze e propone gli abbinamenti spiegando il criterio.
Amministrazione e contabilità
ROBy — Riconciliazione bancaria
Confronta i movimenti bancari con fatture e scadenze, propone le corrispondenze e spiega il motivo di ogni proposta.
Scopri ROBy
Soluzioni su misura
Software per le regole della vostra azienda
Una richiesta commerciale può seguire regole diverse per cliente; un intervento tecnico può richiedere dati specifici per impianto. Quando le soluzioni disponibili non coprono questi passaggi, sviluppiamo uno strumento dedicato.
Si parte dai vostri casi reali
Raccogliamo esempi di documenti, messaggi ed eccezioni con chi gestisce l’attività.
Approvazioni definite insieme
Definiamo insieme cosa lo strumento può decidere da solo e cosa deve sempre passare da una persona.
Si cresce per passi
Si comincia da un pezzo circoscritto del processo, si verifica sul campo e poi si estende.
Dati di partenza
- Documenti aziendali
- Messaggi e richieste
- Archivi e banche dati
Regole concordate con voi
- Cosa cercare in ogni documento o messaggio
- Quali controlli fare prima di procedere
- Cosa può proseguire da solo e cosa va fermato
- In quale forma restituire il risultato
Risultato
- Dati nel gestionale
- Segnalazioni al referente
- Documenti archiviati
Integrazione con i sistemi esistenti
Collegare il software al gestionale
Per evitare una seconda trascrizione, definiamo come inviare i risultati ai programmi in uso. Il collegamento può avvenire tramite API, le interfacce per lo scambio tra software, oppure attraverso file in un formato importabile dal gestionale.
Collegamento diretto dove è previsto
Molti gestionali mettono a disposizione un canale di comunicazione fra programmi: quando c’è, lo usiamo.
Compatibilità da verificare
Controlliamo in anticipo se e come il vostro sistema può scambiare dati. Se non è possibile, lo diciamo.
Nessuna migrazione di dati
Non spostiamo gli archivi e non chiediamo di abbandonare i programmi in uso.
Cosa verifichiamo prima dell’integrazione
Esaminiamo le modalità di importazione, i campi richiesti e gli accessi disponibili. La proposta specifica quali passaggi saranno automatici e quali richiederanno ancora l’intervento di un operatore.
Consulenza e formazione
Analisi dei processi e formazione sull’AI
A volte la domanda non è quale strumento adottare, ma da dove cominciare. L’analisi dei processi e la formazione delle persone possono essere il primo passo, anche prima di qualsiasi sviluppo.
Analisi dei processi
Mappiamo passaggi, tempi, responsabilità e punti critici dell’attività.
Formazione al personale
Incontri pratici su cosa può fare l’intelligenza artificiale e come controllarne i risultati.
Un servizio anche senza sviluppo software
L’analisi aiuta a decidere le priorità. La formazione prepara il personale a usare l’AI su documenti, richieste e riepiloghi, con esercizi legati al lavoro d’ufficio.
Esplora il percorso di consulenza e formazioneRaccontaci il tuo processo
Quale attività richiede troppo tempo nella tua azienda? Descrivi come la svolgete e quali programmi usate. Ti ricontattiamo per parlarne insieme.