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Un caso d’uso di Falcon

Inserimento automatico dei DDT nel gestionale

Falcon legge i documenti di trasporto — anche con layout diversi da fornitore a fornitore — verifica i dati e li porta nel gestionale. Chi lavora in ufficio passa dalla digitazione al controllo.

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Di cosa parliamo

Quali dati trasferire dal DDT al gestionale

Fornitore, numero e data del documento, codici articolo, quantità e riferimenti all’ordine: definiamo i campi necessari per registrare la consegna nel vostro sistema.

Un codice articolo del fornitore può essere diverso da quello usato in magazzino. Il progetto deve prevedere come confrontarlo con l’anagrafica e come gestire i codici mancanti o non riconosciuti.

Anche unità di misura, lotti e riferimenti all’ordine possono variare o mancare. Su un campione dei vostri DDT definiamo le regole di lettura e i controlli da applicare prima del trasferimento.

Il problema

Perché l’inserimento manuale dei DDT pesa così tanto

Ogni consegna richiede di registrare dati e confrontarli con ordini e anagrafiche. Con più fornitori, aumentano anche i formati da gestire.

  • Inserimento riga per riga

    Ogni bolla va aperta, letta e digitata: codice articolo, quantità, lotto, prezzo, riferimento all’ordine.

  • Un formato diverso per ogni fornitore

    Non esiste uno standard fra i DDT: lo stesso dato si chiama “articolo”, “codice” o “item” e cambia posizione nel documento.

  • Errori che emergono a valle

    Un codice o una quantità sbagliati si scoprono in fase di controllo fattura o di inventario, quando correggerli costa di più.

  • Il magazzino attende l’ufficio

    Finché i DDT non sono caricati, le giacenze a sistema non corrispondono a quelle reali e le decisioni si prendono su dati vecchi.

Come funziona

Dal documento del fornitore alla riga in gestionale

  1. Il DDT arriva come arriva oggi

    Allegato a un’email del fornitore, scansione, oppure fotografia scattata al banco di ricevimento.

  2. Falcon legge il documento

    Riconosce fornitore, numero, data e righe articolo, anche su documenti multipagina e con tabelle articolate.

  3. I dati vengono verificati

    Controllo dei codici rispetto all’anagrafica, coerenza delle quantità, corrispondenza con l’ordine se presente.

  4. Il gestionale riceve i dati

    Le righe verificate vengono trasferite al gestionale nel formato concordato; quelle incerte restano in coda di controllo.

Cosa cambia

Dati già compilati per verificare la consegna

La lettura automatica riduce la digitazione. Restano la correzione delle anomalie segnalate e le verifiche sulla merce ricevuta.

Confronto fra il caricamento manuale dei DDT e il flusso con Falcon in funzione

Oggi, a mano

  1. La bolla arriva via email o con la merce e attende in ufficio.
  2. Un addetto digita fornitore, numero, data e righe articolo.
  3. Cerca i codici in anagrafica e controlla le quantità a vista.
  4. Le giacenze a sistema si aggiornano quando l’ufficio riesce a farlo.

Con la soluzione in funzione

  1. Il documento viene preso in carico appena arriva.
  2. I dati vengono letti e proposti già compilati.
  3. I controlli su codici e quantità avvengono prima dell’inserimento.
  4. Le giacenze si aggiornano con i dati verificati, senza attese di digitazione.

La lettura del DDT e il controllo della merce

Una foto sfocata può causare errori di lettura, anche non rilevati dai controlli automatici. Una differenza tra merce consegnata e DDT, invece, va verificata al ricevimento: il software legge il documento, ma non può controllare il materiale arrivato.

Domande frequenti

Le domande che riceviamo sui DDT

Funziona con i DDT di tutti i nostri fornitori?

Falcon interpreta il contenuto del documento invece di applicare una maschera fissa, quindi gestisce formati diversi senza chiedere ai fornitori di cambiare abitudini. Sui documenti particolarmente irregolari può servire una configurazione iniziale dedicata: lo verifichiamo su un campione dei vostri DDT prima di fare una proposta.

Possiamo preparare la registrazione prima che arrivi la merce?

Se il fornitore invia il DDT in anticipo, si possono preparare i dati prima della consegna. All’arrivo occorre verificare merce e quantità ricevute; il carico di magazzino segue le vostre procedure di ricevimento.

Serve cambiare il gestionale?

No. Falcon si affianca al gestionale in uso. Il modo in cui i dati arrivano dipende da cosa il vostro sistema permette: alcuni offrono un canale diretto per lo scambio fra programmi, altri richiedono l’importazione di un file strutturato. Verifichiamo il caso specifico prima di formulare una proposta.

Cosa succede se un DDT è illeggibile?

Se la lettura non supera i controlli configurati, il documento resta in coda di verifica. Un operatore può correggere i dati o fornire una copia più leggibile.

Quanto tempo richiede l’avvio?

Dipende dal numero di tipologie di documento, dalla qualità dei DDT e dal tipo di collegamento possibile con il gestionale. Sono proprio i punti che verifichiamo nella fase di analisi: tempi e costi arrivano nella proposta, non prima.

Proviamo Falcon su una vostra bolla

Scegliete alcuni DDT con formati diversi, righe complesse o codici da verificare. Li useremo per valutare lettura, controlli e trasferimento al gestionale.

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