Una soluzione aiBlink · Amministrazione e contabilità
ROBy confronta i movimenti bancari con fatture e scadenze, anche per pagamenti parziali o che coprono più documenti. Per ogni abbinamento mostra i riferimenti usati, così l’ufficio può verificarlo e confermarlo.
Cosa mette a confronto
ROBy
Cosa produce
ROBy non chiude posizioni contabili in autonomia: prepara il lavoro, la conferma resta a chi tiene la contabilità.
Il problema
Un bonifico può saldare più fatture o riportare un riferimento incompleto. Per ricostruire l’abbinamento occorre confrontare anche causali, controparti e partite aperte.
La descrizione del movimento non dice a quale fattura si riferisce, oppure lo dice in una forma che nessun elenco riconosce.
Il numero della fattura non è indicato, è incompleto o riporta quello di un documento diverso.
Il pagamento non coincide con nessun documento: copre più fatture, ne copre una in parte, o arriva decurtato.
Confrontare solo importo e data porta ad abbinamenti che sembrano giusti ma contabilmente non lo sono.
Come funziona
La lettura dei documenti precede il confronto con lo scadenzario. Le proposte passano attraverso regole di validazione e vengono presentate per la conferma.
Legge estratti conto e distinte con impaginazioni diverse, da verificare sui formati utilizzati dall’azienda.
Dalla descrizione del movimento ricava le informazioni utili: riferimenti a fatture, ragioni sociali, note di pagamento.
Mette a confronto i movimenti con lo scadenzario, procedendo per gradi: dai casi più chiari a quelli più articolati.
Riconosce un pagamento che copre più fatture, una fattura saldata con più pagamenti e le evasioni parziali, senza forzare la corrispondenza.
Per ciascuna riga indica il criterio applicato, oppure il motivo per cui non ha trovato corrispondenza.
Le riconciliazioni confermate diventano un risultato strutturato, pronto per essere ripreso dai sistemi contabili.
Tre casi concreti
Gli esempi che seguono mostrano la forma di una proposta: il movimento, i documenti coinvolti, l’esito e la spiegazione. Sono casi illustrativi, non dati di un cliente.
Movimento bancario
Bonifico in entrata, senza riferimenti nella causale
43.554,00 €
Documenti collegati
Perché lo propone: Il solo confronto sull’importo non avrebbe trovato nulla, perché nessuna fattura vale 43.554 €. La somma di due documenti aperti della stessa controparte copre esattamente il movimento.
Movimento bancario
Distinta di pagamento con riferimento a una scadenza
221,15 €
Documenti collegati
Perché lo propone: Il pagamento copre una riga della fattura. Il documento resta aperto per l’importo residuo, in attesa dei pagamenti successivi: nessun importo viene chiuso d’ufficio.
Movimento bancario
Accredito con causale generica, nessun riferimento utile
1.480,00 €
Documenti collegati
Perché lo propone: Non esiste una combinazione di documenti che giustifichi l’importo. La riga viene segnalata per il controllo, senza proporre un abbinamento verosimile ma non dimostrabile.
Cosa controllare nella proposta
Le due viste
Le due viste servono a controllare lo stesso insieme di dati da prospettive diverse. Per ogni posizione è indicato il criterio di riconciliazione oppure il motivo della mancata corrispondenza.
Dallo scadenzario
Riga per riga, con le posizioni riconciliate, quelle non riconciliate e quelle riconciliabili in attesa di conferma.
Dall’estratto conto
La vista speculare: ogni movimento bancario con i documenti a cui è stato collegato, per i controlli incrociati.
Come sono classificate le posizioni
Riconciliata
La corrispondenza è completa e verificata.
Da validare
La corrispondenza è possibile, ma va confermata da una persona.
Non riconciliata
Nessun abbinamento dimostrabile: la riga resta aperta.
Le riconciliazioni si possono modificare o rimuovere in qualsiasi momento e completare trascinando le righe.
Come è costruito
L’interpretazione delle causali individua riferimenti utili al confronto. Le regole di validazione verificano gli abbinamenti proposti prima di presentarli all’operatore.
Interpretazione dei testi
Serve a capire causali e riferimenti scritti in forma libera, dove un confronto rigido non arriva.
Regole e vincoli espliciti
Definiscono i criteri che una proposta deve soddisfare prima della presentazione.
Passaggi di validazione
Il percorso prevede controlli obbligatori prima che una proposta venga presentata.
Controllo umano dove serve
Sui casi incerti la parola resta a chi conosce la contabilità dell’azienda.
Cosa ROBy non fa
Domande frequenti
Partiamo da un estratto conto e uno scadenzario: confrontiamo le proposte con le vostre verifiche e valutiamo come trasferire gli esiti al gestionale.