Una soluzione aiBlink · Documenti e inserimento dati

Falcon, il lettore documentale AI per il tuo gestionale

Falcon estrae codici, quantità, date e altri campi da bolle, fatture, ordini e certificati. Applica i controlli concordati e prepara i dati per il gestionale, segnalando i documenti da verificare.

Raccontaci il tuo processo Apri il calcolatore

Da dove arrivano i documenti

Posta elettronica
Caricamento a mano
Scanner di rete
Altri sistemi

Falcon

Legge il documento, tabelle comprese
Individua i dati che avete indicato
Verifica la coerenza dei valori
Segnala ciò che non torna

Dove finiscono i dati

Gestionale ed ERP
File strutturati
Archivio documenti

I documenti che non superano i controlli configurati restano in coda di verifica.

Lettura ed estrazione dati

Dal testo del documento ai campi da compilare

Un PDF contiene testo e tabelle. Il gestionale richiede campi precisi: codice articolo, quantità, numero d’ordine. Falcon associa le informazioni lette ai campi da compilare.

Per ogni tipo di documento si definiscono i dati da estrarre e il formato di uscita. Un ordine richiede campi diversi da un certificato: ogni lettore ha una configurazione dedicata.

Falcon interpreta il contenuto anche quando i fornitori impaginano i documenti in modo diverso. La configurazione viene verificata su un campione che comprende formati ricorrenti e casi difficili.

Come funziona

Sei passaggi, dal documento ricevuto al dato utilizzabile

Ogni passaggio è osservabile: si vede cosa Falcon ha letto, cosa ha verificato e perché ha fermato un documento.

Riceve il documento
Da una casella di posta dedicata, dal caricamento nel browser, da uno scanner di rete o da un altro sistema aziendale.
Legge e interpreta
Riconosce il testo, comprese le tabelle, e capisce che tipo di documento è: che sia una bolla, una fattura o un certificato.
Individua i dati che vi servono
Cerca i campi che avete indicato come rilevanti, anche quando il fornitore li chiama in un altro modo o li mette in un’altra posizione.
Verifica la coerenza
Controlla formati delle date, corrispondenza tra righe e totali e codici presenti in anagrafica, secondo le regole configurate.
Mette in evidenza le eccezioni
Quando un dato manca o non torna, il documento resta in attesa con l’indicazione del punto da controllare.
Trasferisce i dati
I dati approvati vengono inviati al gestionale o messi a disposizione negli strumenti aziendali nel formato concordato.

Cosa cambia in ufficio

Il lavoro passa dalla digitazione alla verifica

Oggi, a mano

Apri l’email, scarichi l’allegato e lo leggi.
Digiti i dati nel gestionale, riga per riga.
Ricontrolli i totali e cerchi i codici in anagrafica.
Gli errori emergono più tardi, quando qualcosa non quadra.

Con la soluzione in funzione

Il documento viene preso in carico appena arriva.
I dati vengono letti e proposti già compilati.
I controlli di coerenza sono fatti prima, non dopo.
Controlli le segnalazioni e svolgi le verifiche previste dalle procedure aziendali.

Quali documenti

DDT, fatture, ordini e documenti tecnici

Si possono gestire più tipologie nello stesso progetto. Per esempio, da una fattura si estraggono importi e scadenze; da un certificato, riferimenti agli articoli e dati tecnici.

Un lettore per ogni tipo di documento
Per ciascun tipo si definisce cosa cercare e come trattare i dati mancanti: le impostazioni restano separate.
Configurabile senza scrivere codice
Le regole si impostano dall’interfaccia. Quando un fornitore cambia formato, si aggiorna la configurazione senza aprire una richiesta di sviluppo.

Documenti di trasporto e bolle di consegna
Fatture di acquisto
Ordini di acquisto e di vendita
Distinte e liste di imballaggio
Certificati di conformità e schede tecniche
Rapporti di intervento e note spese

Le eccezioni

Come si corregge un documento segnalato

Ogni azienda ha documenti fuori standard: una bolla scritta a mano, una scansione storta, un fornitore che cambia layout senza avvisare. È su questi casi che si misura l’utilità di uno strumento del genere.

Coda di controllo
I documenti fermati restano raggruppati, con l’indicazione del dato che non torna.
Le correzioni contano
Quando una persona corregge un caso, l’indicazione viene tenuta in conto per i documenti successivi dello stesso tipo.
Gestione dei dati ambigui
I dati rilevati come ambigui vengono segnalati per la verifica prima di procedere.

Qualità dei documenti e controlli

Una scansione sfocata o un testo scritto a mano possono compromettere la lettura. Falcon segnala le anomalie rilevate dai controlli configurati; una lettura errata può comunque superarli. Per questo concordiamo anche le verifiche a cura dell’ufficio.

Per chi si occupa di sistemi informativi

Formati, integrazione e tracciabilità

Questa parte interessa soprattutto chi dovrà valutare il collegamento con i sistemi aziendali.

Ingresso dei documenti: Casella di posta dedicata, caricamento dal browser, cartella condivisa o richiamo da un altro sistema. I formati trattati sono PDF, immagini e scansioni.
Riconoscimento del testo (OCR) e interpretazione: Il riconoscimento ottico converte l’immagine in testo; sopra si colloca l’interpretazione, che assegna un significato ai valori trovati e tiene conto del contesto del documento.
Uscita dei dati: Dati strutturati in formato JSON o tabellare, oppure invio diretto tramite le interfacce di comunicazione (API) messe a disposizione dal gestionale.
Regole e controlli: Campi obbligatori, formati attesi, confronti con le anagrafiche, soglie oltre le quali il documento viene fermato: si definiscono per singolo tipo di documento.
Tracciabilità: Per ogni documento resta la registrazione di cosa è stato letto, quali controlli sono stati superati e quali interventi manuali sono avvenuti.
Verifica preliminare: Prima della proposta esaminiamo un campione dei vostri documenti e la documentazione tecnica del gestionale, per capire quali scambi di dati sono realmente possibili.

Prima di parlarne

Quanto tempo dedicate oggi ai documenti?

Con volumi e minuti per documento si ottiene una stima delle ore impiegate ogni mese e di quelle che si possono recuperare. Nessun dato viene inviato: il calcolo resta nel browser.

Apri il calcolatore

Domande frequenti

Le domande che riceviamo su Falcon

Falcon si collega al nostro gestionale?

Dipende da cosa il gestionale permette di fare. Molti sistemi mettono a disposizione un canale per lo scambio di dati fra programmi: quando c’è, lo usiamo e i dati arrivano direttamente a destinazione. Se il collegamento diretto non è previsto, Falcon produce comunque un file strutturato da importare. Verifichiamo la situazione del vostro sistema prima di formulare una proposta.

Serve un formato standard per i documenti dei fornitori?

No, e non è necessario chiedere ai fornitori di cambiare abitudini. Falcon interpreta il contenuto invece di applicare una maschera fissa, quindi gestisce documenti con struttura diversa. Sui formati molto particolari può servire una configurazione iniziale dedicata.

Cosa accade quando Falcon non capisce un documento?

Se la lettura non supera i controlli configurati, il documento resta in coda con l’indicazione del dato da verificare. Una persona lo corregge; la correzione viene tenuta in conto per i documenti successivi dello stesso tipo.

Quanto è accurata la lettura?

Dipende dai documenti: un PDF generato da un programma si legge meglio di una fotografia scattata di fretta, e un fornitore con un formato costante è più semplice di uno che lo cambia ogni mese. Per questo, prima di parlare di risultati, proviamo Falcon sui vostri documenti reali e misuriamo insieme come si comporta.

Chi controlla che i dati inseriti siano corretti?

Restate voi. Falcon riduce il lavoro di trascrizione e segnala i casi anomali, ma le registrazioni e le approvazioni previste dalle vostre procedure non vengono sostituite.

Come si comincia?

Con un primo incontro e qualche documento reale: bastano alcuni esempi dei fornitori che vi danno più lavoro. Su quelli capiamo cosa è possibile e prepariamo una proposta.

Proviamo Falcon sui vostri documenti

Portate esempi dei formati più frequenti e di quelli più difficili. Valutiamo i campi estratti, le correzioni necessarie e il collegamento al gestionale.

Raccontaci il tuo processo Vedi anche ROBy