Come gestire i DDT in cantiere senza perdere ore in ufficio

La gestione dei DDT in cantiere richiede di collegare ogni consegna al documento, al cantiere e alla commessa corretti. Se le bolle restano tra chat, email e carta, l’ufficio deve ricostruire questi collegamenti prima di registrare i materiali e controllare le fatture.

La digitalizzazione parte dall’organizzazione della raccolta. La lettura automatica può poi ridurre il tempo necessario a trascrivere le righe nel gestionale.

Dove si interrompe il passaggio tra cantiere e ufficio

Un operatore riceve il materiale, controlla la consegna e invia una foto della bolla. Per chi la riceve in ufficio possono mancare informazioni essenziali: a quale cantiere si riferisce, se la consegna è completa e chi contattare per una differenza nelle quantità.

Prima di scegliere uno strumento, ricostruite il percorso di alcuni DDT recenti. Individuate dove vengono ricevuti, chi aggiunge il riferimento alla commessa e quanto tempo passa prima della registrazione.

Le informazioni da raccogliere per ogni consegna

Una procedura condivisa tra cantiere e amministrazione dovrebbe permettere di recuperare:

• una copia leggibile di tutte le pagine del DDT;
• fornitore, numero e data del documento;
• articoli, quantità e unità di misura riportati;
• cantiere e commessa a cui attribuire i materiali;
• eventuali differenze riscontrate al ricevimento;
• il referente che può chiarire i dati mancanti.

Prezzi, lotti e riferimenti all’ordine vanno gestiti quando presenti o necessari al processo. Se il documento non contiene un’informazione, occorre stabilire da quale fonte recuperarla e chi la verifica.

Dalla foto al gestionale: i quattro passaggi

1. Raccogliere il documento

Concordate un canale di invio e un modo riconoscibile per indicare il cantiere. Può essere una casella email o un altro canale collegabile al sistema. Se oggi si usano chat diverse, va verificato come raccoglierne gli allegati e i riferimenti.

La foto deve mostrare l’intera pagina. Le copie tagliate, sfocate o prive del retro possono richiedere un nuovo invio prima ancora della lettura.

2. Estrarre i dati

Il lettore documentale associa le informazioni ai campi da compilare: fornitore, numero, data e righe articolo. La prova iniziale deve includere formati diversi e documenti con più pagine.

3. Verificare consegna e commessa

I controlli sui dati possono confrontare codici con le anagrafiche e riferimenti con l’ordine. L’associazione al cantiere deve seguire una regola definita; se il riferimento manca o è ambiguo, serve una verifica.

Il software legge ciò che è scritto sul DDT. La corrispondenza con il materiale arrivato deve essere controllata da chi riceve la consegna.

4. Trasferire e rendere reperibile il documento

I dati verificati vengono preparati per il gestionale. Il trasferimento può essere diretto o tramite file da importare, in base alle funzioni disponibili. Va definito anche come ritrovare la bolla dalla registrazione o dalla commessa per i controlli successivi.

La pagina sull’inserimento automatico dei DDT nel gestionale approfondisce lettura, controlli e trasferimento con Falcon.

Come misurare il tempo impiegato

Prendete un campione delle bolle ricevute e misurate separatamente ricerca del documento, digitazione e verifica. Distinguete i DDT brevi da quelli con molte righe: una media unica può nascondere differenze rilevanti.

La formula per il solo inserimento è:

(bolle al mese × minuti medi per bolla) ÷ 60 = ore al mese

Il calcolatore Falcon permette di inserire volumi e tempi per tipologia e confrontarli con un’ipotesi di tempo residuo di controllo. La stima va poi verificata con una prova.

Quando valutare l’automazione

Vale la pena approfondire se i documenti arrivano da più cantieri, l’inserimento si accumula o il controllo delle fatture richiede frequenti ricerche. La convenienza dipende dai volumi, dalle correzioni necessarie e dal lavoro di integrazione.

Se il ritardo nasce da bolle inviate giorni dopo la consegna, occorre prima sistemare la raccolta: automatizzare la lettura non risolve quel passaggio.

Per valutare Falcon, preparate DDT di più fornitori, esempi con riferimenti alla commessa e casi che hanno richiesto correzioni. Sono il materiale di partenza per esaminare il vostro processo.