Cos’è un lettore documentale AI e come si usa in azienda

Un lettore documentale AI estrae informazioni da documenti come PDF, scansioni e fotografie e le organizza nei campi richiesti dal gestionale. Per esempio, può associare i valori di una bolla a fornitore, numero documento, codice articolo e quantità.

Per valutarlo servono tre verifiche: quali dati riesce a leggere, come vengono controllati e come arrivano nel sistema aziendale.

Lettore documentale AI e OCR: cosa cambia

Il riconoscimento ottico dei caratteri, o OCR, converte il testo di un’immagine in caratteri utilizzabili da un programma. L’estrazione documentale aggiunge l’associazione tra quei valori e i campi da compilare.

In una fattura possono comparire più date e più importi. Per preparare una registrazione occorre distinguere la data di emissione dalla scadenza e l’imponibile dal totale. La lettura dei caratteri è quindi una parte del processo.

I prodotti possono combinare OCR, modelli AI e regole di controllo in modi diversi. Per confrontarli è utile usare gli stessi documenti e verificare i dati estratti, senza fermarsi al nome della tecnologia.

Come funziona: dalla ricezione al trasferimento

1. Acquisizione del documento

Si definiscono i canali da cui ricevere i file: una casella email, un caricamento dal browser, uno scanner o una cartella condivisa. Vanno verificati i formati supportati e la qualità delle copie disponibili.

2. Estrazione dei campi

Per ogni tipologia si indicano le informazioni da cercare. Un ordine può richiedere articoli, quantità e date di consegna; un certificato, riferimenti ai prodotti e dati tecnici. Occorre verificare anche tabelle su più pagine e campi collocati in posizioni diverse.

3. Controllo dei risultati

Le regole possono verificare campi obbligatori, formati delle date, corrispondenza fra righe e totali o presenza di un codice in anagrafica. Le anomalie rilevate passano a un operatore.

Un controllo superato non dimostra che ogni dato sia corretto. Un valore letto male può avere un formato valido: il progetto deve prevedere anche le verifiche delle persone.

4. Invio al gestionale

I dati verificati vengono inviati attraverso le interfacce del gestionale, chiamate API, oppure preparati in un file da importare. La scelta dipende dalle funzioni del sistema e dai passaggi che si vogliono automatizzare.

Quali documenti si possono trattare

Tra le tipologie da valutare ci sono:

• documenti di trasporto e bolle di consegna;
• fatture e ordini di acquisto o vendita;
• distinte e liste di imballaggio;
• certificati di conformità e schede tecniche;
• rapporti di intervento e note spese.

Per ciascuna servono campi e controlli specifici. La capacità di leggere una fattura non basta a dimostrare che lo stesso strumento gestisca bene un certificato o una bolla scritta a mano.

Cosa verificare in una prova

Preparate un campione con i formati più frequenti e con quelli che richiedono più correzioni. Includete scansioni poco leggibili, documenti lunghi e dati mancanti, se fanno parte del vostro lavoro.

Durante la prova annotate:

1. Campi estratti correttamente: quali sono e quali richiedono una correzione.
2. Errori segnalati e non segnalati: controllate anche documenti che il sistema ha accettato.
3. Tempo di verifica: quanto impiega l’operatore a controllare e correggere il risultato.
4. Arrivo nel gestionale: quali passaggi avvengono direttamente e quali richiedono un’importazione.
5. Modifiche alla configurazione: chi può cambiare un campo o una regola e quando serve supporto tecnico.

Questi elementi permettono un confronto sul lavoro effettivo dell’ufficio. Il calcolatore delle ore di inserimento aiuta a stimare il punto di partenza con i vostri volumi.

Falcon, il lettore documentale di aiBlink

Falcon permette di configurare lettori per diverse tipologie di documenti, definire campi e controlli dall’interfaccia e preparare i dati per i sistemi aziendali. I documenti che non superano i controlli restano in coda di verifica.

Per un esempio applicato alle consegne, leggi come funziona l’inserimento automatico dei DDT nel gestionale. Per valutare Falcon, contattaci indicando quali documenti gestite e quale gestionale usate.