Quanto costa il data entry manuale alla tua azienda

Il costo del data entry manuale dipende dal tempo dedicato a inserire i dati e dal costo orario del personale coinvolto. Per stimarlo bisogna distinguere la digitazione da ricerca dei documenti, controlli e correzioni: altrimenti il confronto con un’automazione rischia di essere poco utile.

Qui trovi una formula, un esempio numerico e le voci da considerare quando valuti un cambiamento.

Quali dati raccogliere

Per ogni tipo di documento annotate:

• quanti ne gestite in un mese;
• quanti minuti richiede in media l’inserimento;
• quanto tempo aggiuntivo serve per controlli e correzioni;
• quali persone svolgono queste attività.

Misurate un campione che comprenda documenti brevi e lunghi, fornitori abituali e casi meno frequenti. Se i volumi cambiano molto durante l’anno, usate i dati dei diversi periodi.

La formula per ore e costo diretto

(documenti al mese × minuti per documento) ÷ 60 = ore al mese

Se il volume è costante, moltiplicate per dodici per ottenere le ore annue. Per stimare il costo diretto, moltiplicate le ore per il costo orario aziendale delle persone coinvolte, ricavato dai vostri dati interni. Se partecipano ruoli con costi diversi, calcolate le rispettive quote separatamente.

Un esempio con ipotesi dichiarate

Consideriamo 20 documenti al giorno, 10 minuti per documento e 250 giorni lavorativi all’anno. Sono valori illustrativi, da sostituire con quelli della vostra azienda.

• 20 × 10 = 200 minuti al giorno;
• (200 × 250) ÷ 60 = circa 833 ore all’anno;
• 833 ÷ 8 = circa 104 giornate da 8 ore.

Il costo diretto annuo è quindi circa 833 ore moltiplicate per il costo orario interno. Le giornate sono un’equivalenza di tempo: non indicano automaticamente personale o spesa eliminabili.

Il calcolatore delle ore di inserimento dati usa volumi mensili e distingue le tipologie di documento. Esegue il calcolo nel browser, senza inviare i valori inseriti.

Le attività che il conteggio può lasciare fuori

Ricerca dei documenti

Un allegato da recuperare nella posta o una bolla da cercare in una chat richiedono tempo prima della digitazione. Misurate questa attività separatamente se non è già compresa nei minuti per documento.

Correzioni e verifiche

Un codice errato può richiedere di riaprire la registrazione e confrontarla con ordine, bolla e fattura. Per stimarne il peso, annotate frequenza e durata delle correzioni sul campione osservato.

Attese tra uffici

Un documento in attesa può ritardare la disponibilità dei dati di magazzino o il controllo di una fattura. Il tempo trascorso non coincide necessariamente con ore lavorate: descrivete l’effetto operativo, evitando di sommare automaticamente tutte le attese al costo del personale.

Come confrontare il lavoro manuale con un’automazione

Un lettore documentale estrae dati da bolle, fatture o ordini e li prepara per il gestionale. Per confrontare le due modalità, misurate anche il lavoro che rimane: verifica degli esiti, correzione delle letture errate e importazione dei dati quando necessaria.

Ore attuali − ore residue stimate = tempo potenzialmente recuperabile

La stima richiede lo stesso volume di documenti e lo stesso perimetro di attività. Se oggi conteggiate ricerca, inserimento e controllo, includete queste voci anche nella prova del nuovo sistema.

Il tempo recuperato può essere destinato ad altre attività. Per valutare il risultato economico occorre considerare anche configurazione, integrazione, formazione e costi ricorrenti della soluzione: le ore, da sole, non misurano il ritorno dell’investimento.

Da quale documento partire

Individuate le tipologie che assorbono più ore complessive, poi verificate qualità dei documenti e possibilità di collegamento al gestionale. Il volume più alto non basta: un formato difficile può richiedere molte correzioni.

Falcon è il lettore documentale di aiBlink. Una prova su un campione rappresentativo permette di confrontare tempo di digitazione, lettura e controllo. Se dovete prima ricostruire il processo, potete iniziare dalla consulenza sui processi aziendali.